Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółek prawa handlowego wiąże się z licznymi obowiązkami ewidencyjnymi w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).  Wśród nich należy wymienić konieczność składania odpowiedniej dokumentacji i wniosków o wpisy czy ich zmianę, a także obowiązek aktualizacji informacji ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Obowiązki te najczęściej dotyczą składu organów osoby prawnej czy też struktury właścicielskiej. Otóż, nawet przy dostrzeganiu przez sąd rejestrowy niezgodności wpisów z rzeczywistym stanem rzeczy doprowadzenie do „aktualizacji” treściowej rejestru powinno (zasadniczo) wynikać z inicjatywy podmiotów podlegających ujawnieniu w KRS. Dlatego też dla wzmocnienia realizacji stosowanego obowiązku sąd rejestrowy nie dokonuje z urzędu wpisów zmierzających do dostosowania treści KRS do stanu rzeczywistego, ale stosuje wskazane środki przymuszające (art. 24 ust. 1–2 KRSU).

Obowiązek aktualizacji informacji w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) spoczywa na zarządzie spółki. To zarząd jest odpowiedzialny za dostarczanie aktualnych danych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W przypadku zmiany danych, zarząd spółki z o.o. powinien dokonać odpowiednich zgłoszeń do KRS, aby informacje były zawsze aktualne i zgodne ze stanem faktycznym .

Często zdarza się, że były członek zarządu spółki z o.o. składa rezygnację z pełnionej funkcji, a nowy członek zarządu nie zostaje powołany. Zdarza się też, że nie został złożony właściwy wniosek w celu ujawnienia tej zmiany. W przypadku gdy jest to jedyny członek zarządu należy liczyć się z wszczęciem postępowania przymuszającego wobec spółki przez sąd rejestrowy. Jeśli spółka ma nowy zarząd, to to nowe kierownictwo jest odpowiedzialne za aktualizację danych w KRS.

Kiedy trzeba zgłaszać zmiany do KRS

Wniosek o wpis do rejestru KRS o zmianę danych firmy powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od nastąpienia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.

Jeżeli złożysz wniosek do KRS po upływie tego terminu, KRS go nie oddali. Ten wniosek zostanie rozpatrzony, a zmiany wprowadzone. Jednak niezłożenie wniosku lub złożenie wniosku o zmianę po terminie ma znaczenie dla przyszłej odpowiedzialności odszkodowawczej spółki.

Postępowanie przymuszające w przedmiocie powołania zarządu spółki – sankcja w postaci grzywny

W przypadku zaniedbywania ustawowych obowiązków, sąd rejestrowy dysponuje stosownymi narzędziami, które umożliwiają mu wyegzekwowanie spełnienia obowiązków przez podmioty ujawnione w rejestrze. Jedną ze wspomnianych instytucji jest tzw. postępowanie przymuszające, które zostało uregulowane w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Postępowanie przymuszające przed sądem rejestrowym może być wszczęte w sytuacjach, gdy:

1. Stwierdzono, że wniosek o wpis do KRS lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu określonego w przepisach.
2. Osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie.

Wobec stwierdzenia niezrealizowania obowiązków zgłoszeniowych, celem postępowania przymuszającego jest ujawnienie danych w KRS lub złożenie wymaganych dokumentów do akt rejestrowych. Aktywność sądu rejestrowego w zakresie braku organu uprawnionego do reprezentowania osoby prawnej nastawiona jest na zapewnienie właściwej reprezentacji takiego podmiotu.

Idea ta zmierza do podjęcia przez podmioty zobowiązane aktywności zmierzającej do zapewnienia prawidłowego działania podmiotu w zakresie jego reprezentacji. Skutkiem zastosowania środków przymuszających powinno być więc doprowadzenie do usunięcia braków dotyczących organu reprezentacji.

Wszczęcie postępowania przymuszającego umożliwia osobom zobowiązanym samodzielne usunięcie uchybień i dostosowanie się do obowiązujących przepisów .